也许大家都读过在危地马拉发生的这个故事。在1996年结束的长达36年的内战中，成千上万危地马拉人被国家秘密警察处决或失踪。多年来，人权工作者一直试图将那些应对暴行负责的人绳之以法，但他们没有做到，因为没有具体证据。2005年，在一家废弃的工厂里偶然发现了大量可以证明这些罪行的警方记录和档案。这家工厂过去实际上一直是秘密警察的弹药库。由于这一发现，后来才能对一些人实施逮捕，把一些凶手带上法庭——其中一些人实际上已经被关进监狱。

这就是档案的力量。如果没有档案，许多人权工作就无法开展。

我们所说的档案，指的是由某机构或个人建立起来的、作为公务行为结果的那些记录。重要的是，以此建立起来的档案，作为人们所关注的公务行为的证据，必须以专业方式加以保存和管理。只有这样的记录才是整个公务行为过程的“证据”，才能成为问责的基础。

档案管理员通常对“记录”和“档案”做出区别。记录是指仍在被某机构使用着的文字材料。但当那些记录完成了其行政功能，并且如果被档案管理员鉴定为具有历史价值时，它们就会被送进该机构的档案馆永久保存。所以，有些文件是“记录”，有些则是“档案”。

香港居然没有“档案法”！所幸的是，几乎世界其它各地都不是这样。在有档案法的司法管辖范围内，首先，公务员有法律义务建立其处理公务的记录。尤其是，对记录的妥善管理、对其永久价值的评估和被当作为档案或历史记录加以保存等，所有这些均是法律规定。

香港没有一部档案法，意味着法律没有规定香港的公务员必须建立其记录。其次，法律也没有要求对这些记录加以恰当的专业管理。这使我们了解到为什么香港政府档案处的许多专业记录管理员和档案管理员纷纷离去的原因，因为他们无用武之地——用不着恰当地保存和管理政府记录。

第三，没有档案法意味着当政府的行政记录在办公室完成其行政功能后，大部分将不会进入档案处保存。我曾担任香港政府档案处主任数年。但是，由于没有法律的支持，我无法到局级、处级机构，询问他们的公务记录。但是，香港政府有所谓的行政指针，如果处级、局级办公机构要销毁其记录，他们必须获得香港政府档案处主任的同意和批准。但多数情况他们不会请示，因为行政指针不是法律。而如果政府官员选择不去遵守，他们也不会承担后果。

最近有报道说，香港政府总部大楼搬到位于海滨的添马舰。因为要搬家，600万份记录被销毁了。我们现在说的是局级办公机构，不仅仅是处级的。局级办公机构的公务记录是香港政府最重要的文件，都是关于政策制定和评议情况的文件。我们不知道什么样的记录被销毁了，但由于是局级机构的记录，因此那600万份记录一定是很重要的。当问到他们为什么要销毁这些记录时，政府的回答是他们已经“依照行政指针，得到香港政府档案处主任的批准”。这些官员所关心的仅仅是他们没有做错任何事情、没有违反任何香港法律。

那么哪里错了呢？香港政府档案处主任要批准销毁一批政府记录，他或她必须具备评估政府记录的知识、技能和经验；要能担当这一重任，在有资格说“好，这个记录我们要保留……那个记录我们不需要”之前，他或她必须经过多年高度复杂的档案管理职责教育和训练。但是我们现在的香港政府档案处主任只是一名行政官员，一个只有3年资历的一般级别的工作人员，他没有进行过档案和评估方面工作的任何培训；就是这样一个人，他可以下命令销毁那600万份记录。

还记得几年前有关4名台湾法轮功学员被拒绝入境香港的司法复核案件吗？法官夏正民（Michael Hartman）在审理该案时，发现居然没有这4位台湾法轮功学员的移民记录，为此大为吃惊。入境事务处负责人汤显明——现任香港政府廉政公署专员——承认相关记录已经被销毁。然后，这一案件移交终审法院，首席法官马道立对此也同样感到惊愕。他说，如果存有记录，这一案件的判决可能会是完全相反的。

这就是香港的现状。我的结论是，如果你想促进和推动人权，你就必须保存好记录和档案。但是如果没有法律对建立和保存政府记录加以保障，那么我们进行的就可能是一场无法打赢的战争。

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